دراسة الحالات

إدارة خدمات التأجير

مقدمة

تأجير السيارات نموذج عمل رائع. والأشخاص الذين يزورون مناطق جديدة للعمل لا يمكنهم تحمل تكاليف السفر بسياراتهم. لذا يمكن لهؤلاء الأشخاص التنقل في مكان غريب بسهولة بمساعدة خدمات تأجير السيارات. نموذج العمل الرائع هذا هو الشيء الذي يجعل البلد أكثر ملاءمة للمستثمرين الجدد، وهو حاجة أساسية لكل عمل في العالم. إحدى هذه الشركات هي شركة السهم لتأجير السيارات. كانت أعمال تأجير شركة السهم تزدهر بشكل مطرد، ومع ذلك استمرت المحاسبة المالية للشركة في إظهار اتجاه العجز على الرغم من جهود الإدارة للوصول لنتائج أفضل. وعندما طلب المسؤولون التنفيذيون في شركة السهم من فريق ألغوراس  النظر في هذه المسألة، كان جواب خبير ألغوراس الحاجة إلى برنامج فوترة تلقائي.

إنشاء عقود تأجير سيارات ونظام الفوترة

كانت مشكلة إيجارات شركة السهم أن الإدارة لم تكن قادرة على تتبع عقود الإيجار التي تم إبرامها مع عملائها. لذا في أي وقت يتم فيه طلب عدد كبير من السيارات المستأجرة من قبل العملاء الموجودين في مناطق مختلفة، ستحتاج الشركة إلى نظام إنشاء عقود آليًّا ومركزيًّا يمكن تتبعه وإدارته بسهولة. لذلك، وافق المسؤولون التنفيذيون على تنفيذ برنامج إدارة اتفاقية تأجير ألغوراس، إذ يقدم هذا البرنامج للعملاء واجهة سهلة تلبي متطلباتهم وتنتج عقد إيجار فريدًا بِناءً على احتياجاتهم، كما يتم إبلاغ العملاء بجميع شروط وأحكام الخدمة مقدمًا. ومن ناحية أخرى، يتلقى ممثلو الشركة تلقائيًّا نسخة من هذا العقد، ويمكنهم إنشاء فاتورة بناءً على المواصفات المحددة المقدمة من كل عميل.

وقد تم تنفيذ نشر النظام وفقًا لمنهج تدريجي؛ بدأ نشر وحدات المحاسبة في البداية في الأقسام المختلفة للشركة، ثم تم تحديد الخطوط العريضة لطريقة النشر هذه في بداية المشروع مع الأخذ في الاعتبار المحيط التنظيمي المعني، كطريقة النشر، المحاسبة العامة، المحاسبة المساعدة، إنشاء عقود العملاء ونظام الفوترة الآلي.

استنتاج

لم يساعد نظام ألغوراس شركة السهم لتأجير السيارات على إدارة وفوترة عقود التأجير الفردية فحسب، بل مكّن الشركة من تبسيط خدماتها الثانوية مثل: شروط الإصلاح والصيانة، كما ساعد هذا البرنامج الشركة على إدارة تقييم الأصول الثابتة بشكل أكثر كفاءة.

  • المبيعات و إدارة الفواتير