دراسة الحالات

حل تعقيدات إدارة المشروع


مقدمة

الأدوات المتاحة تحت تصرف مديري المشاريع ليست سهلة الاستخدام للغاية؛ فقد يُضطر مدير المشروع المدرب إلى إنفاق الكثير من الوقت والعمل من أجل تنظيم ودمج جوانب مختلفة من أنظمة إدارة المشاريع للأقسام المختلفة. وقد كانت إحدى هذه المشكلات تتسبب في تأخيرات غير ضرورية وتأخر في تنفيذ العمل في شركة المستهدف الأمثل للمقاولات، فالشركة تنفذ بشكل أساسي وعلى مستويات مختلفة مشاريع البناء وعقود المقاولات للأعمال المدنية، ونظرًا لكفاءة الشركة، يتم منحها مشاريع جديدة بانتظام. ومع ذلك، وبسبب الافتقار إلى الأدوات المناسبة، لم يتمكن مديرو المشاريع من مواكبة تدفق العمل.

نظام ألغوراس لإدارة تكاليف البناء

أكبر نقطة تهم المقاولين هي إبقاء المشروع ضمن حدود الميزانية المقترحة. فإذا استمرت الشركة في تشغيل عقود تتجاوز الميزانية، فيمكن أن ينعكس ذلك بشكل سيئ على سمعتها. لذلك، عندما اتصلت شركة المستهدف الأمثل للمقاولات بخبراء ألغوراس، بدأ الفريق في العمل على نظام مناسب يمكن أن يجعل الإدارة المالية للمشروع أسهل لجميع الموظفين. ولأن هناك العديد من الأبعاد في مشروع البناء التي يمكن أن تؤثر على الميزانية، فقد قدم نظام ألغوراس لمديري المشاريع في المستهدف الأمثل للمقاولات إمكانية إنشاء عدد غير محدود من المشاريع الجديدة والعمل عليها في نفس الوقت، بحيث يكون لدى كل سجل مشروع القدرة على تخزين المعلومات الجديدة والقديمة حول عوامل مهمة مثل تكاليف العمالة وإدارة المواد الخام.

ركز نظام ألغوراس على المهام الرئيسية التالية:

• الغرض من المشروع: ولهذا، يتم الاطلاع بالتفصيل على خطط البناء، والجدول الزمني، والميزانية، ويسهل اختيار الفريق المناسب من خلال الترابط مع نظام ألغوراس للموارد البشرية.

• ساعد نظام ألغوراس على الاستثمار في الكفاءة: وذلك من خلال اختيار المهنيين المناسبين والمواد المناسبة لزيادة الإنتاجية، عن طريق قاعدة البيانات الرئيسية للنظام.

• الحفاظ على السيطرة المستمرة على العقود والتخطيط والميزانية والعمل الذي يتعين القيام به، من البداية إلى النهاية: وهذا أدى إلى إدارة الوقت بشكل أفضل وأزال الكثير من المخاوف، على سبيل المثال: يضيع الوقت في انتظار عروض الأسعار من الموردين، مما يؤدي إلى تأخير بدء العمل.

• التواصل الفعال بين جميع أجزاء المشروع: ويتيح ذلك حل النزاعات الكامنة (غير المعلنة) ويمنع إضاعة الوقت.

تتبع جميع مشاريع البناء دورة حياة قياسية، بغض النظر عن مدى تنوعها.

ومن هذا المنطلق قسّم نظام ألغوراس هذه الدورة إلى أربع مراحل:

1-   مرحلة البدء

هكذا يبدأ المشروع؛ يتم دراسة وتحليل مفهوم المشروع، ثم يتم وضع وثيقة تحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع وتجميع جميع الوثائق المتاحة.

2-   مرحلة التخطيط

أي تخطيط وقت وتكاليف وموارد المشروع، فمن المهم عمل هيكل تقسيم العمل، فهو جزء لا يتجزأ من التخطيط وأساس أساسي لتقييم نطاق المشروع. كما يساعدك هذا الهيكل على الوصول مع فريق العمل إلى قلب النتيجة النهائية، كذلك يمثل نقطة انطلاق لتوزيع المسؤوليات، فضلًا عن أنه يضمن توفير عرض لجميع المكونات التي تشكل مشروعًا بأكمله.
وبمجرد تحديد الميزانية والتخطيط والأنشطة التي سيتم تنفيذها، يمكن أن يبدأ المشروع.

3-   مرحلة التنفيذ

هذه هي المرحلة التي تؤتي فيها خُطة المشروع ثمارها. وبشكل عام، تنقسم هذه المرحلة إلى عمليتين: عملية التنفيذ وعملية المراقبة؛ في عملية التنفيذ يبدأ المشرف على المشروع مع العمالة في تنفيذ المهام المطلوبة، وتأتي عملية المراقبة في نفس الوقت، بحيث يتم مراقبة العمل والتحكم فيه من قبل إدارة المشروع، وإذا لزم الأمر، يتم تعديله.

4-   مرحلة التقييم

مرحلة أساسية، غالبًا ما تُنسى، وهذا عندما يتم عمل كل شيء لتقييم نتيجة المشروع. ومن بين الأنشطة التي تتم خلال هذه المرحلة الأخيرة، يمكننا التفكير في جدولة أعمال الصيانة، وتقييم المشروع، وصياغة تقرير المشروع (ملاحظات قيمة للمشاريع لاحقًا).

استنتاج

يمكن لمديري المشروع استخراج البيانات المالية بسهولة بِناءً على فترات زمنية مختلفة وإرسالها إلى الإدارة المعنية لمزيد من المعالجة. ومن السهل أيضًا إنشاء موارد مالية واقعية للمستقبل بِناءً على بيانات الوقت الفعلي المتاحة لكل مشروع. بهذه الطريقة، يمكن لمهندسي المشروع وجميع أصحاب المصلحة البقاء على اطلاع دائم بأحدث التطورات وتقدم الأعمال والرقابة على الموازنة المالية للمشروع، بالإضافة الى جدول التنفيذ الزمني ومدى الالتزام به. وبمساعدة نظام ألغوراس لإدارة المشاريع أصبحت شركة المستهدف الأمثل للمقاولات تقود أعمالها بعزيمة صلبة وثقة كبيرة في قطاع البناء.

  • المشاريع